Chính sách AML

1. Mục đích:

Rửa tiền/ tài trợ khủng bố (AML/ CFT) là quá trình che giấu các giao dịch tài chính nhằm nhận tiền bất hợp pháp có được từ các hoạt động bất hợp pháp, như tham ô/ tham nhũng/ đánh bạc bất hợp pháp/ khủng bố/ tội phạm có tổ chức mặc dù trông chúng có vẻ hợp pháp.
Theo định nghĩa rộng hơn, quá trình rửa tiền được thực hiện qua ba giai đoạn:
(a) Phân phối – giao nhận trực tiếp số tiền thu được từ hoạt động phạm tội.
(b) Phân lớp – xóa dấu vết số tiền thu được bất hợp pháp khỏi nguồn gốc số tiền bằng cách tạo các lớp giao dịch tài chính phức tạp nhằm che đậy dấu vết trong sổ sách kế toán và đảm bảo ẩn danh.

(c) Tích hợp – cung cấp bằng chứng pháp lý rõ ràng về sự giàu có do số tiền phạm tội mà ra.
Nếu quá trình nhiều bước này thành công, các hệ thống tích hợp sẽ biến thu nhập từ hoạt động rửa tiền quay trở lại nền kinh tế, theo đó số tiền này lại được đưa vào hệ thống tài chính như các quỹ kinh doanh thông thường.
Mục tiêu chính của quá trình này là che giấu nguồn tiền bất hợp pháp thực sự và làm cho chúng trở nên hợp pháp bằng cách sử dụng một loạt các giao dịch tài chính.
Những tiến bộ công nghệ gần đây tạo điều kiện để tội phạm rửa tiền đưa vào sử dụng các công nghệ tiên tiến nhằm chuyển tiền nhanh hơn trên khắp các châu lục, khiến việc phát hiện và ngăn chặn các hành động này trở nên khó khăn hơn.
Cố ý lạm dụng hệ thống tài chính để thực hiện hành vi gian lận được xem là một vấn đề nghiêm trọng trên toàn thế giới và phải được giải quyết liên tục, năng động ở tất cả các cấp.
Là một công ty có trách nhiệm, chúng tôi coi đó là nghĩa vụ đạo đức, xã hội và kinh tế nhằm ngăn chặn việc tội phạm lạm dụng hệ thống tài chính để rửa tiền và phối hợp trong cuộc chiến toàn cầu chống rửa tiền.
Vai trò của chúng tôi trong thực tế toàn cầu này bắt đầu với các quy trình “Biết khách hàng của bạn” (Know your customer) nghiêm ngặt
Hiểu được quyết tâm thực sự của cộng đồng tài chính quốc tế trong việc chống rửa tiền, Công ty đã quyết định thực hiện các công việc hàng ngày với kỹ năng cần thiết, sự kỹ lưỡng và siêng năng, luôn cố gắng tuân thủ cả ngữ nghĩa và tinh thần của các luật, quy định, quy tắc tương ứng và tiêu chuẩn thực hành tốt nhất.
Mục đích của các biện pháp chống rửa tiền/ tài trợ khủng bố là ngăn chặn việc sử dụng hệ thống của Công ty năm 1659 để rửa tiền và tài trợ khủng bố.
Do đó, các biện pháp AML và CFT được xây dựng bao gồm:
1. Thủ tục định danh khách hàng – quy trình “Biết khách hàng của bạn”;

2. Giám sát các giao dịch đáng ngờ;
3. Phân công chức năng tuân thủ;
4. Đào tạo nhân sự;
5. Lưu trữ hồ sơ;
6. Kiểm tra định kỳ việc thực hiện các biện pháp và tuân thủ AML/ CFT.

Các quy trình “Kiểm tra khách hàng phù hợp” (CDD) bao gồm:
(a) định danh khách hàng;
(b) xác định xem khách hàng hành động cho mình hay thay mặt cho bên thứ ba nào khác, nếu có thì bên thứ ba này là ai;
(c) xác minh danh tính của khách hàng và bên thứ ba bất kỳ mà khách hàng đang thay mặt; Áp dụng các thủ tục và chính sách này cho tất cả các chi nhánh, văn phòng, nhà thầu và công ty liên kết và phải được xem xét trong các văn bản hướng dẫn hoạt động có liên quan được ban hành theo thời gian.
Các thủ tục này liên quan đến trách nhiệm của đội ngũ quản lý và nhân viên đối với:

  • Việc tạo và thực hiện các chính sách, thủ tục và kiểm soát liên quan đến việc tiếp nhận, cung cấp dịch vụ và giám sát khách hàng;
  • Kiểm tra khách hàng phù hợp;
  • Từ chối hoặc chấm dứt mối quan hệ kinh doanh hoặc giao dịch;
  • Đào tạo nhân viên về việc chấp nhận, cung cấp dịch vụ và giám sát khách hàng;
  • Giám sát các tài khoản, hoạt động, chính sách, thủ tục và kế hoạch;
  • Hiểu biết và giao tiếp;
  • Báo cáo quản lý: Báo cáo (SAR / STR) cho Cục điều tra tài chính (FIU).

Các nguyên tắc và mục tiêu cơ bản

Hướng dẫn thủ tục này có các nguyên tắc và mục tiêu cơ bản sau:
  • Công ty sẽ có các chính sách và thủ tục cần thiết giúp quản lý và giảm thiểu, đảm bảo không có rủi ro rửa tiền tiềm ẩn, tài trợ cho việc phát tán hoặc tài trợ cho khủng bố và các hoạt động liên quan đến chúng và liên quan đến các mối quan hệ và giao dịch của khách hàng.
  • Quy trình Kiểm tra khách hàng phù hợp liên quan đến các mối quan hệ công việc và giao dịch kinh doanh sẽ được xây dựng và đưa vào thực hiện theo các quy định của luật pháp hiện hành.
  • Để thiết lập quan hệ kinh doanh với khách hàng tiềm năng, thông tin liên quan phải được nhận từ chính người đang thiết lập mối quan hệ.
  • Thông tin nhận được phải được xác minh bằng cách so sánh với thông tin nhận được từ các nguồn theo yêu cầu của pháp luật.
  • Công ty có thể từ chối hoặc chấm dứt mối quan hệ kinh doanh hoặc giao dịch nếu thấy có rủi ro về việc các dịch vụ và cơ sở hạ tầng của công ty đang được sử dụng để rửa tiền và/ hoặc tài trợ khủng bố.
  • Công ty sẽ tiến hành đào tạo phù hợp cho tất cả nhân viên liên quan về việc tiếp nhận, cung cấp dịch vụ và giám sát khách hàng.
  • Công ty sẽ chủ động giám sát việc tuân thủ hướng dẫn thủ tục này, đảm bảo tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật.
  • Nhân viên công ty liên quan phải làm quen với nội dung của bản hướng dẫn này, bao gồm cả trách nhiệm và các hành động được mong đợi của họ.
  • Phải chuẩn bị Báo cáo quản lý, báo cáo này giúp công ty giám sát một cách chủ động và hiệu quả các sáng kiến về việc tiếp nhận, cung cấp dịch vụ và giám sát khách hàng.

2. Chức năng tuân thủ

Chức năng tuân thủ các yêu cầu của Công ty bao gồm hai cấp độ và bao gồm các nghĩa vụ của nhân viên trong việc báo cáo rửa tiền và của nhân viên trong việc tuân thủ các yêu cầu liên quan đến chống rửa tiền.

1. Tổng giám đốc (cũng là người chịu trách nhiệm về việc báo cáo rửa tiền) và hội đồng quản trị của công ty.
Trách nhiệm của Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị:
I. Tạo văn hóa trong công ty hỗ trợ đạt được các mục tiêu tuân thủ bằng cách đảm bảo sự nghiêm ngặt trong quá trình tuyển chọn, tuyển dụng, phát triển cá nhân và giám sát nhân sự đáp ứng các yêu cầu.
.
II. Phát triển và thúc đẩy tất cả nhân viên của Công ty ở tất cả các cấp có sự nhận thức rõ ràng rằng việc tuân thủ các quy trình AML/ CFT và KYC là vô cùng quan trọng.
III. Giám sát sự phát triển, cập nhật liên tục và đưa vào thực hiện các chính sách và thủ tục tuân thủ.
IV. Phối hợp chặt chẽ với bộ phận tuân thủ để đảm bảo liên lạc hiệu quả giữa bộ phận tuân thủ và các thành viên Hội đồng quản trị.
2. Bộ phận tuân thủ các yêu cầu định mức của công ty, đứng đầu là giám đốc phụ trách điều hành (người chịu trách nhiệm về vấn đề rửa tiền).
Phụ trách vấn đề kiểm tra việc rửa tiền chịu trách nhiệm:
I. Bổ nhiệm nhân viên tuân thủ (nhân sự của bộ phận tuân thủ);
II. Theo dõi, điều phối và giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên tuân thủ;
III. Đào tạo nhân viên về tuân thủ các yêu cầu định mức;
IV. Thông báo cho Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị Công ty nếu Bộ phận Tuân thủ có lý do để tin rằng có một giao dịch đáng ngờ đã được thực hiện/ có thể dẫn đến rửa tiền;
V. Giám sát định kỳ việc thực hiện các biện pháp AML/ CFT và các quy trình tuân thủ;
VI. Xem xét và cập nhật định kỳ hướng dẫn này.
Trách nhiệm của Bộ phận tuân thủ các yêu cầu định mức bao gồm:
I. Thiết lập các biện pháp kiểm tra cần thiết để phát hiện các giao dịch đáng ngờ;
II. Hủy bỏ hoặc cấm giao dịch;

III. Tiếp nhận thông tin được tiết lộ liên quan đến các giao dịch đáng ngờ từ nhân viên hoặc bằng cách khác;
IV. Đào tạo nhân sự và chuẩn bị hướng dẫn/ sổ tay chi tiết để xác định các giao dịch đáng ngờ.

3. Quy trình “Biết khách hàng của bạn”

Tất cả các giao dịch chỉ nên được thực hiện sau khi đã định danh khách hàng một cách phù hợp.
Định danh khách hàng là yếu tố quan trọng của tiêu chuẩn KYC.
Công ty duy trì một quy trình có hệ thống nhằm định danh khách hàng mới và không cung cấp dịch vụ cho đến khi danh tính của khách hàng mới được xác minh chính xác.
Tài liệu hóa thông tin khách hàng và áp dụng các chính sách để định danh khách hàng.
Các tài liệu định danh khách hàng tốt nhất là những tài liệu khó lấy được theo cách bất hợp pháp và giả mạo.

Quá trình định danh khách hàng được áp dụng ngay từ khi bắt đầu mối quan hệ một cách tự nhiên.
Để đảm bảo tính cấp thiết và có hồ sơ kịp thời, công ty thường xuyên kiểm tra các hồ sơ hiện có.
Tuy nhiên, vào bất cứ lúc nào Bộ phận tuân thủ các yêu cầu định mức phát hiện họ thiếu thông tin đầy đủ về một khách hàng hiện tại thông qua kiểm tra tuân thủ và / hoặc kiểm tra AMLO, thì bộ phận này phải ngay lập tức thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo nhận được tất cả thông tin cần thiết càng nhanh càng tốt.
Công ty có thể phải đối mặt với rủi ro đánh mất uy tín, và do vậy công ty phải áp dụng các biện pháp kiểm tra pháp lý tăng cường đối với các giao dịch như vậy.
Để đảm bảo bảo mật thông tin cho khách hàng và công việc kinh doanh của họ, công ty thực hiện các biện pháp một cách cực kỳ thận trọng. Công ty đảm bảo tiến hành việc kiểm tra và giám sát những khách hàng này và công việc kinh doanh của họ, ví dụ, bằng cách kiểm tra thông tin khách hàng tại bộ phận tuân thủ và kiểm toán viên.
Công ty tuân thủ các tiêu chuẩn và chính sách rõ ràng liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ định danh khách hàng và giao dịch cá nhân.
Biện pháp thực hiện này rất quan trọng, giúp công ty theo dõi mối quan hệ của mình với khách hàng, hiểu các hoạt động hiện tại của khách và, nếu cần, cung cấp bằng chứng trong trường hợp tranh chấp, kiện tụng hoặc điều tra tài chính có thể dẫn đến truy tố hình sự.
Công ty thu nhận tất cả các thông tin cần thiết để xác định đầy đủ danh tính của từng khách hàng mới, cũng như mục đích và bản chất dự định của mối quan hệ kinh doanh.

Số lượng và đặc điểm thông tin phụ thuộc vào dạng đăng ký nộp đơn (cá nhân, công ty v.v.) và quy mô giao dịch dự kiến.

Trong trường hợp đã mở tài khoản, tuy nhiên có vấn đề nảy sinh khi kiểm tra vẫn chưa giải quyết được, công ty có thể khóa tài khoản và trả lại số tiền vào nguồn đã chuyển tiền đến.

Công ty sẽ không bao giờ đồng ý mở tài khoản hoặc kinh doanh lâu dài với khách hàng khăng khăng giấu tên hoặc sử dụng tên hư cấu.

Chính sách chấp nhận khách hàng

Chính sách chấp nhận khách hàng đảm bảo các khía cạnh sau trong mối quan hệ với khách hàng:
 Nếu là khách hàng mới, tài khoản sẽ chỉ được mở sau khi đã nhận được tài liệu “Hiểu biết khách hàng của bạn” (KYC) và áp dụng các quy trình thích hợp;
 Nếu đang là khách hàng của công ty, các quy trình KYC chỉ có thể được bỏ qua sau khi đảm bảo rằng Công ty đã xác định được danh tính của khách hàng ở giai đoạn trước.
 Không mở bất kỳ tài khoản nào dựa trên sự ẩn danh hoặc tên hư cấu;
 Không mở bất kỳ tài khoản nào nếu Công ty không thể áp dụng các biện pháp kiểm tra khách hàng phù hợp, nghĩa là Công ty không thể xác nhận danh tính và/ hoặc có tài liệu cần thiết để phân loại rủi ro (xem chi tiết bên dưới), do không có – sự hợp tác của khách hàng hoặc không có sự tin cậy trong thông tin/ dữ liệu khách hàng cung cấp cho Công ty.
 Rủi ro từ quan điểm vị trí (quốc tịch, quốc gia nơi cư trú) của khách hàng và phương thức thanh toán được xác minh hợp lệ;
Đối với mỗi Khách hàng mới, Công ty thu thập và liên tục cập nhật dữ liệu sau (File Khách hàng) theo tất cả các cách hợp pháp và đáng tin cậy:
1. Họ tên pháp lý đầy đủ, bất kỳ tên nào trước đó và bất kỳ tên nào khác được sử dụng bởi một cá nhân dựa trên giấy CMND hoặc hộ chiếu chính thức.

2. Giới tính.
3. Địa chỉ thường trú đầy đủ, bao gồm mã bưu chính, được xác nhận bằng hóa đơn điện thoại gần đây (tối đa 6 tháng), hóa đơn điện, thuế thành phố, bảng sao kê ngân hàng hoặc các tài liệu tương tự.
4. Số điện thoại, điện thoại cố định và/ hoặc điện thoại di động.
5. Địa chỉ email.
6. Ngày và nơi sinh
7. Dân tộc/ Quốc tịch:
File khách hàng phải được xác nhận và xác nhận bằng bộ tài liệu đầy đủ như ghi dưới đây:
Xác nhận danh tính
Bản sao công chứng của một trong những giấy tờ sau:
(i) Hộ chiếu
(ii) Chứng minh nhân dân

(iii) Giấy phép lái xe
(iv) Xác nhận danh tính và địa chỉ cũng có thể bằng bất kỳ tài liệu chính thức nào có ảnh, địa chỉ và chữ ký của khách hàng, được chứng nhận hợp lệ bởi một công chứng viên.
Xác nhận địa chỉ: Bản gốc của một trong những giấy tờ sau:
(i) Hóa đơn đóng dịch vụ công cụ
(ii) Sao kê tài khoản ngân hàng
(iii) Thư từ bất kỳ cơ quan chính phủ nào được công nhận
(iv) Xác nhận danh tính và địa chỉ cũng có thể bằng bất kỳ tài liệu chính thức nào có ảnh, địa chỉ và chữ ký của khách hàng, được công chứng hợp lệ.
Do hầu hết khách hàng của Công ty không liên lạc riêng với nhân viên của công ty, ngoài việc áp dụng các quy trình định danh khách hàng nêu trên, Công ty còn ghi lại tất cả các đoạn hội thoại tin nhắn của mình với khách hàng.
Xác nhận giao dịch qua thẻ tín dụng
(i) Bản sao hai mặt của thẻ tín dụng: mặt trước có dòng tên và 4 chữ số cuối, mặt sau có in hoặc quét CVV.

Theo dõi yêu cầu rút tiền

Chính sách rút tiền của Công ty được quy định như sau:
– Khách hàng có quyền rút tiền bất cứ lúc nào.
Tiền thưởng của Công ty, nếu có, chỉ có thể được rút theo các điều khoản xác định ghi trong quảng cáo của công ty, theo đó khách hàng nhận được tiền thưởng này.
– Khách hàng phải cung cấp cho Công ty mẫu yêu cầu rút tiền có chữ ký.

– Số tiền yêu cầu phải được rút về cùng một tài khoản đã nạp tiền.
Ví dụ: nếu Khách hàng sử dụng chuyển khoản ngân hàng, việc rút tiền sẽ được thực hiện bằng chuyển khoản vào cùng tài khoản, nếu tiền đã được gửi từ thẻ tín dụng thì cũng sẽ rút tiền vào cùng một thẻ tín dụng, v.v.
Quy trình liên quan tuân thủ để rút tiền được mô tả dưới đây. Thủ tục tuân thủ áp dụng trong các trường hợp khách hàng rút tiền.

BướcLệnh/ chức năngNhân viên phụ tráchKết quả
Quy trình áp dụng trong trường hợp Khách hàng yêu cầu rút tiền
1.Khách hàng gửi Công ty mẫu yêu cầu rút tiên có chữ ký.Nhân viên phụ trách khách hàngKiểm tra mẫu và chuyển sang Bước 2.
2.Định danh Khách hàng(ID, Số điện thoại và thông tin khác).Xác nhận tài khoản Khách hàng có đủ tiền để rút, và trong trường hợp Khách hàng sử dụng tiền thưởng,cần xác nhận Khách hàng đã đáp ứng tất cả các điềukiện quy định trong chiến dịch quảng cáo cho loại tiền thưởng đó.Nhân viên phụ trách khách hàngTrong trường hợp đã định danh và xác nhận thành công, chuyển mẫu yêu cầuđến Phòng tuân thủ. Trong trường hợp ngược lại -thông tin cho Khách hàng biết.
3.Định danh Khách hàng,tổng hợp các giao dịch sau cùng của Khách hàng và xác định phương thức rút tiền phù hợp.Phòng tuân thủ.Tổng giám đốc (nếucần thiết).Hội đồng quản trị(nếu cần thiết).Nếu quá trình kiểm tra thành công – chuyển mẫu yêu cầu đến Phòng tài chính để thực hiện việc chuyển tiền.Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, Phòng tuân thủ có thể chuyển lại mẫu yêu cầu cho nhân viên phụ trách Khách hàng để yêu cầu cung cấp thêm thông tin.Trong các tình huống nguy cơ cao, Phòng tuân thủ có thể trình Tổng giám đốc Công ty. Trong những trường hợp như vậy, Tổng giám đốc sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về việc rút tiền, hoặc nếu đây là tình huống khẩn cấp, Tổng giám đốc có thể báo lên Hội đồng quản trị.

Trong phạm vi có thể, tất cả các giao dịch đáng ngờ phải được báo cáo cho bộ phận tuân thủ trước khi chúng được thực hiện. Chi tiết đầy đủ về tất cả các giao dịch đáng ngờ, cho dù có được thực hiện hay không, phải được báo cáo cho bộ phận tuân thủ.
Giao dịch đáng ngờ gây chú ý trước khi thực hiện phải được thực hiện chỉ khi có sự chấp thuận trước của bộ phận tuân thủ.
Bộ phận tuân thủ các yêu cầu phải có quyền truy cập hợp lý vào tất cả các thông tin/ tài liệu cần thiết để có thể thực hiện đúng và hiệu quả các nghĩa vụ của họ.

Bộ phận tuân thủ các yêu cầu định mức có trách nhiệm thông báo cho Tổng Giám đốc về bất kỳ hoạt động đáng ngờ nào được ghi nhận. Tổng giám đốc phải chuyển bất kỳ hành động đáng ngờ bất thường nào lên Hội đồng quản trị công ty.
Hội đồng quản trị đưa ra quyết định:
– chuyển bất kỳ hoạt động đáng ngờ bất thường nào cho Cục kiểm tra tài chính (FIU) bằng cách sử dụng báo cáo hoạt động đáng ngờ (SAR) hoặc báo cáo giao dịch đáng ngờ (STR).
SAR và STR chứa thông tin chi tiết về các giao dịch có vẻ đáng ngờ.
Mục đích của đơn SAR và STR là giúp chính phủ xác định các cá nhân riêng lẻ, nhóm người và tổ chức liên quan đến lừa đảo, tài trợ khủng bố, rửa tiền và các tội phạm khác.
Mục đích của việc báo cáo các hoạt động đáng ngờ là để báo cáo các hành vi vi phạm pháp luật đã biết hoặc nghi ngờ hoặc hoạt động đáng ngờ quan sát được; – thực hiện các biện pháp hợp lý để xác định mục đích giao dịch, nguồn gốc và đích đến cuối cùng của số tiền liên quan, cũng như danh tính và địa chỉ của bất kỳ người thụ hưởng cuối cùng nào.

4. Đào tạo nhân sự

Công ty duy trì chương trình thích ứng và đào tạo nhân viên liên tục để đảm bảo nhân viên có liên quan được đào tạo đúng về quy trình KYC. Thời gian và nội dung đào tạo khác nhau tùy thuộc vào đối tượng mục tiêu. Yêu cầu đào tạo phải có nhiều hướng khác nhau cho nhân viên mới, nhân viên làm việc với khách hàng mới hoặc nhân viên giữ chân khách hàng.
Nhân viên mới phải được làm quen với những điều cơ bản trong quy trình AML/ CFT và KYC, cũng như hiểu tầm quan trọng của việc thực hiện tất cả các chính sách tuân thủ có liên quan.
Những yêu cầu tuân thủ cơ bản này được bày cho họ trong thời gian đào tạo hai tuần mà mỗi nhân viên mới phải hoàn thành.

Các nhân viên giao dịch trực tiếp với khách hàng phải được đào tạo cách xác định danh tính khách hàng mới, thực hiện thẩm định khi xử lý tài khoản của khách hàng hiện tại trên cơ sở liên tục và xác định quy luật của các hoạt động đáng ngờ.
Việc đào tạo lại được thực hiện thường xuyên để nhân viên được nhắc nhở về trách nhiệm của mình cũng như được cập nhật thông tin về những nghiên cứu phát triển mới.
Điều bắt buộc là tất cả nhân viên có liên quan phải hiểu rõ tại sao phải thực hiện và thực hiện nhất quán chính sách KYC.
Văn hóa hỗ trợ nội bộ thúc đẩy sự hiểu biết như vậy là chìa khóa thực hiện thành công.

Phạt khi không tuân thủ

Nhân viên được trông đợi sẽ tuân thủ các quy tắc và quy trình tuân thủ được quy định trong hướng dẫn này.
Việc không tuân thủ có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, dẫn đến các biện pháp kỷ luật, và trong một số trường hợp thậm chí là tội hình sự cá nhân.

Trao đổi với nhân viên

Các kênh giao tiếp mở được thiết lập giữa bộ phận tuân thủ của Công ty và tất cả nhân viên khác của công ty.
Cập nhật định kỳ về các vấn đề AML/ CFT và KYC cho nhân viên.
Công ty duy trì chương trình thích ứng và đào tạo nhân viên liên tục để đảm bảo nhân viên có liên quan được đào tạo đúng về quy trình KYC.
Mục tiêu đào tạo nhằm định hướng nhân viên tuyến đầu, nhân viên tuân thủ và nhân viên duy trì để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu đầy đủ lý do tại sao phải thực hiện các thủ tục và chính sách này một cách đầy đủ, nhất quán và thực hiện chúng.

Download AML policy

iconAvatar