Politique AML/KYC

1. Buts

Le blanchiment d’argent/la lutte contre le financement du terrorisme (AML/KYC/CFT) est le processus de dissimulation de transactions financières pour faire de l’argent illégitime, dérivé d’activités illégales telles que le détournement de fonds/la corruption/le jeu d’argent illégal/le terrorisme/le crime organisé, semblent légitime. D’après une définition large, le processus de blanchiment se déroule en trois étapes :
(a) Placement — disposition physique des recettes en espèces provenant d’activités criminelles.
(b) Superposition — séparation des recettes illicites de leur source en créant des couches complexes de transactions financières conçues pour masquer la piste d’audit et assurer l’anonymat.
(c) Intégration — l’assurance d’une légitimité apparente à l’argent dérivé du crime. Si le processus de superposition réussit, les schémas d’intégration réintroduisent les recettes blanchies dans l’économie de telle sorte qu’ils réintègrent dans le système financier en apparaissant comme des fonds commerciaux normaux. Son objectif principal est de cacher la véritable source des recettes illégales et de les rendre légalement utilisables, en les convertissant en argent légitime grâce à une série de transactions financières. Les progrès technologiques ont aidé les blanchisseurs d’argent à adopter des moyens innovants pour transférer des fonds plus rapidement à travers les continents, ce qui rend la détection et l’action préventive plus difficiles. La tentative d’utilisation abusive du système financier pour la perpétration de fraudes a été mondialement reconnue comme un problème majeur qui doit être constamment traité à tous les niveaux de manière dynamique. En tant qu’une Société responsable, nous considérons qu’il est de notre responsabilité morale, sociale et économique de prévenir l’utilisation abusive du système financier pour le blanchiment des recettes d’activités criminelles et de coordonner la lutte mondiale contre le blanchiment d’argent. Notre rôle dans la lutte contre cette réalité mondiale commence par des procédures strictes de « Know Your Customer » (connaissance du client). Assimilant le véritable esprit de la lutte de la communauté financière internationale contre le blanchiment d’argent, la Société a décidé de mener ses activités quotidiennes avec compétence, soin et diligence et s’efforcer de se conformer toujours à la lettre et à l’esprit des lois, règles, règlements, codes et normes pertinents de bonnes pratiques. Le but des mesures de lutte contre le blanchiment d’argent/le financement du terrorisme est d’empêcher l’utilisation du système de la Société pour le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Par conséquent, les mesures AML/KYC et CFT formulées comprennent :
1. Procédure d’identification du Client — procédures « Know Your Customer ».
2. Surveillance des transactions suspectes.
3. Nomination de la fonction de conformité.
4. Formation du personnel.
5. Tenue des registres.
6. Test périodique de la mise en œuvre des mesures de AML/KYC/CFT et de conformité.

Les procédures de la vigilance à l’égard de la clientèle (CDD) comprennent :
(a) identifier un client;
(b) déterminer si le Client agit pour un tiers et, le cas échéant, identifier le tiers;
(c) Vérifier l’identité du Client et de tout tiers pour lequel le Client agit;
L’ensemble de ces procédures et politiques s’applique à tous les succursales, bureaux, sous-traitants et sociétés affiliées de la Société et doit être lu conjointement avec les directives opérationnelles correspondantes publiées de temps à autre.
Ces procédures abordent la responsabilité de la direction et des employés pour:
• Création et mise en œuvre de politiques, procédures et contrôles liés à l’acceptation du client, maintien et surveillance.
• vigilance à l’égard de la clientèle.
• Refus ou résiliation de relations commerciales ou de transactions.
• Formation du personnel en ce qui concerne l’acceptation, le maintien et la surveillance du Client.
• Surveillance des comptes, activités, politiques, procédures et plans.
• Conscience et communication.
• Rapports de gestion.
• Présentation des rapports (SAR/STR) à la Cellule de renseignement financier (CRF).

Principes et objectifs clés

Ce guide de procédures a les principes et objectifs clés suivants:
• La Société mettra en place les politiques et procédures nécessaires pour garantir que le risque de blanchiment d’argent, de financement de la prolifération ou de financement du terrorisme et des activités correspondantes liées aux relations et aux transactions des clients est géré et atténué.
• Les procédures de vigilance à l’égard de la clientèle concernant les relations commerciales et les transactions seront élaborées et mises en œuvre conformément à la législation applicable.
• Pour établir une relation commerciale avec un client potentiel, des informations appropriées doivent être obtenues de la personne cherchant à établir la relation. Les informations obtenues doivent être vérifiées en les comparant aux informations obtenues auprès des sources, conformément à la législation.
• La Société peut refuser ou terminer les relations commerciales ou les transactions lorsqu’il semble y avoir un risque que ses services et son infrastructure soient utilisés abusivement à des fins de blanchiment d’argent et/ou de financement du terrorisme.
• La Société fournira une formation appropriée à tous les employés concernés sur l’acceptation, le maintien et la surveillance du Client.
• La Société surveillera de manière proactive le respect du présent guide de procédures, en assurant l’observation e ses obligations conformément à la législation.
• Les employés de la Société concernés doivent être informés du contenu de ce guide, y compris de leurs responsabilités et actions attendues d’eux.

• Des rapports de gestion doivent être produits pour permettre à la Société de surveiller activement et efficacement les initiatives d’acceptation, de maintien et de surveillance des clients.

2. Fonction de conformité

La fonction de conformité de la Société se compose de deux niveaux et assume les responsabilités du responsable des rapports sur le blanchiment d’argent et du responsable de la conformité en matière de la lutte contre le blanchiment d’argent.
1. PDG (qui est également responsable des rapports sur le blanchiment d’argent) et le Conseil d’administration de la Société. Les responsabilités du PDG et du Conseil d’administration comprennent:
I. créer une culture au sein de la Société qui soutient l’atteinte des objectifs de conformité en assurant la. rigueur dans le recrutement, la sélection, le développement individuel et la surveillance du personnel de conformité.
II. développer et promouvoir, parmi le personnel de la Société à tous les niveaux, un haut degré de conscience à l’importance cruciale du respect des procédures d’AML/CFT et de KYC.
III. superviser l’élaboration, la mise à jour continue et la mise en œuvre des politiques et procédures liées à la conformité.
IV. Travailler en étroite collaboration avec le département de conformité pour assurer une relation efficace entre le département de conformité et les membres du Conseil d’administration.
2. Département de conformité de la Société dirigé par le directeur des opérations (qui exerce les fonctions du responsable de la conformité en matière de la lutte contre le blanchiment d’argent). Le responsable de la conformité en matière de la lutte contre le blanchiment d’argent est chargé de:
I. nomination des responsables de conformité (personnel du Département de conformité).
II. surveillance, coordination et contrôle de l’activité quotidienne des responsables de conformité.
III. formation des responsables de conformité.
IV. notification du PDG et du Conseil d’administration de la Société si le Département de conformité a des raisons de croire qu’une transaction suspecte a entraîné /peut entraînrer un blanchiment d’argent.
V. contrôle périodique de la mise en œuvre des mesures d’AML/KYC/CFT et des procédures de conformité.
VI. examen et mise à jour périodiques du présent Guide.
Les responsabilités du Département de conformité comprennent:
I. mettre en place des contrôles nécessaires pour détecter les transactions suspectes.
II. annuler ou interdire la transaction.

III. recevoir des informations sur des transactions suspectes du personnel ou autrement.
IV. formation du personnel et préparation de directives/manuels détaillés sur la détection des transactions suspectes.

3. Les procédures «Know your customer»

La sécurité des clients est un facteur clé pour Swissone Group Ltd et nous prenons très au sérieux notre engagement de protéger les intérêts de nos clients.

Nous avons mis en place une série de procédures KYC (Know Your Client) conçues pour sécuriser les informations privées de nos clients tout en maintenant la Société en conformité avec les meilleures pratiques et politiques de conformité des sociétés de services financiers. Celles-ci visent à prévenir tout cas de vol d’identité, de blanchiment d’argent, de fraude ou d’activité terroriste.

Nous opérons sur une base stricte de tolérance zéro. Toute activité frauduleuse sera documentée et entraînera la clôture immédiate de tout compte de commerce lié à une telle activité. Les fonds déposés sur ces comptes seront saisis.

Ces procédures sécurisent vos données personnelles et vos transactions financières restent sécurisées. Faute d’exécution de nos procédures KYC, votre activité de commerce sera limitée et vous ne pourrez pas retirer des fonds de votre compte.

L’ouverture et le financement d’un compte de commerce chez nous nécessiteront de présenter des documents suivants:

1. Preuve d’une pièce d’identité (photo ou scan en couleur), des pièces d’identité suivantes peuvent être présentées :

• Passeport
• Carte d’identité nationale

La preuve de la pièce d’identité doit clairement comprendre des éléments suivants:

• Nom complet
• Date de naissance
• Date de délivrance et d’expiration
• Photo précise

La période de validité minimale d’un document d’identité doit être de 6 mois avant la date d’expiration.

2. Deuxième pièce d’identité (photo ou scan en couleur), des pièces d’identité suivantes peuvent être présentées:
• Permis de conduire
• Document d’identification d’assurance
• Certificat de naissance/mariage/divorce
• Diplôme
• Carte d’identité militaire

3. Photo en couleur d’un document confirmant votre adresse et datant de moins de 90 jours à compter de la date de délivrance. La photo doit montrer votre adresse complète de résidence, nom et prénom, date de délivrance et cachet officiel ou code-barres. Vous pouvez présenter votre:
• facture de services publics
• relevé bancaire
• chèque
• certificat de résidence
• avis d’amende
• accord juridique

4. Des photos en couleur des deux côtés de la carte / des cartes signée(s) que vous avez utilisée(s) pour le dépôt. Pour votre sécurité, veuillez couvrir le numéro CVV et les septième à douzième chiffres du/des numéro(s) de votre/vos carte(s), en laissant les six premiers et quatre derniers chiffres visibles des deux côtés de votre/vos carte(s). Le(s) nom(s) du titulaire de la carte et la/les date(s) d’expiration doivent être visibles.

Veuillez présenter les documents requis aux formats d’image PDF/JPEG/JPG/PNG au département de conformité : compliance@lexatrade.com.

Veuillez présenter votre confirmation de conformité dans les meilleurs délais après l’activation de votre compte de commerce. Veuillez noter que la manque de votre confirmation de conformité peut entraîner des limitations de votre compte de commerce.

Veuillez considérer que faute de confirmation de conformité, les demandes de retrait de votre compte de commerce ne seront pas traitées.

Surveillance des demandes de retrait

La politique de retrait de la Société est définie comme suit:
– Le Client a le droit de retirer des fonds à tout moment. La prime de la Société, le cas échéant, ne peut être retirée qu’après certaines conditions, telles que définies par la campagne de promotion ayant aboutin à l’octroi de la prime au Client, ont été remplies.
– Le Client doit présenter à la Société le formulaire de demande de retrait signé.
– Le montant demandé doit être retiré du même compte qui était la source des fonds faisant l’objet de la demande de retrait. Exemples : si le Client a utilisé un virement bancaire — le retrait sera effectué via un virement bancaire sur le même compte, s’il a été débité d’une carte de crédit — le retrait sera crédité sur la même carte de crédit et ainsi de suite. La procédure de conformité appropriée pour les retraits est définie ci-dessous. Procédures de conformité applicables en cas de retraits par les Clients

DémarcheTransaction/fonctionPersonnel responsableRésultat
Procédures de conformité applicables en cas de retraits par les Clients
1.Le Client présente à la Société un formulaire de retrait signé.Personnel responsable de la Fidélisation des Clients.Examiner le retrait et passer à la Démarche 2.
2.Identification du Client (pièce d’identité, numéro de téléphone et autres informations). Confirmer que le compte du Client dispose de fonds suffisants pour le retrait et, dans la mesure où des fonds des primes sont impliqués, que le Client remplit toutes les conditions, telles que définies par la campagne de promotion qui a abouti à l’octroi de la prime au Client.Personnel responsable de la Fidélisation des ClientsSi l’identification et la confirmation réussissent, soumettre le formulaire de retrait au Département de conformité. Sinon, informer le Client.
3.Identification du Client, examen des transactions récentes du Client et détermination de la méthode de retrait appropriée.Département de conformité. PDG (si applicable) Le Conseil d’administration (si applicable).Si l’examen réussit — soumettre le formulaire de retrait au Département financier pour exécuter le retrait. En cas de problème, le Département de conformité peut renvoyer la demande au personnel chargé de la fidélisation des Clients pour des informations complémentaires. Dans les situations à haut risque, le Département de conformité peut informer le PDG de la Société. Dans de tels cas, le PDG peut prendre une décision finale sur le retrait ou, si la situation est extraordinaire, informer le Conseil d’administration.

Dans la mesure du possible, toutes les transactions suspectes doivent être communiquées au Département de conformité avant d’être exécutées. Tous les détails de toutes les transactions suspectes, qu’elles soient exécutées ou non, doivent être communiquées au Département de conformité. Une transaction suspecte, constatée avant son exécution, ne doit être exécutée qu’avec une approbation préalable du Département de conformité. Le Département de conformité doit avoir un accès raisonnable à toutes les informations/documents nécessaires qui pourraient être nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités de manière efficace et diligente.

Le Département de conformité est chargé d’informer le PDG de toute activité suspecte significative constatée. Le PDG doit signaler toute activité suspecte extraordinaire au Conseil d’administration de la Société.
Le Conseil d’administration prend la décision de :
– signaler toute activité suspecte extraordinaire à la Cellule de renseignement financier (CRF) par rapport d’activité suspecte (SAR) ou rapport de transaction suspecte (STR). Les rapports SAR et STR contiennent des informations détaillées sur les transactions qui sont ou semblent suspectes. Le but du dépôt des rapports SAR et STR est d’aider le gouvernement à identifier les individus, groupes et organisations impliqués dans la fraude, le financement du terrorisme, le blanchiment d’argent et d’autres crimes. Le but d’un rapport d’activité suspecte est de signaler les violations connues ou suspectées de la loi ou les activités suspectes observées;
– prendre des mesures raisonnables pour déterminer le but de la transaction, l’origine et la destination finale des fonds concernés ainsi que l’identité et l’adresse de tout bénéficiaire final.

4. Formation du personnel

La Société maintient un programme d’intégration et de formation continue des employés pour s’assurer que le personnel concerné passe une formation adéquate en procédures KYC. Le calendrier et le contenu de la formation varient en fonction du public cible. Les exigences en matière de formation devraient avoir un objectif différent pour les nouveaux employés, le personnel travaillant avec de nouveaux clients ou la fidélisation des clients. Le nouveau personnel est formé aux principes de base des procédures AML/CFT et KYC et à l’importance de la mise en œuvre de toutes les politiques de conformité pertinentes. Ces exigences de conformité de base leur sont présentées lors d’une formation d’intégration de deux semaines que chaque nouveau membre du personnel doit fréquenter. Les membres du personnel qui travaillent directement avec les Clients sont formés pour vérifier l’identité des nouveaux clients, pour exercer une diligence raisonnable dans le traitement des comptes des clients existants sur une base continue et pour détecter les schémas d’activités suspectes. Une formation de recyclage régulière est offerte pour s’assurer que les employés sont rappelés de leurs responsabilités et sont tenus informés des nouveaux développements. Il est essentiel que tout le personnel concerné comprenne parfaitement la nécessité de politiques KYC et les applique de manière cohérente. Une culture au sein des services qui favorise une telle compréhension est la clé d’une mise en œuvre réussie.

Pénalités pour non-conformité

Les employés doivent se conformer aux politiques et procédures de conformité décrites dans ce guide. Une non-conformité avec les présentes peut avoir de graves conséquences, notamment des mesures disciplinaires et, dans certains cas, des sanctions pénales individuelles.

Communication avec les employés

Des canaux de communication ouverts sont établis entre le Département de conformité de la Société et tous les autres employés des Sociétés. Des mises à jour périodiques sur les questions d’AML/CFT et de KYC sont fournies au personnel de la Société. La Société a mis en place un programme d’intégration et de formation continue des employés pour s’assurer que le personnel passe une formation adéquate en procédures de conformité. Les objectifs de formation sont axés différemment sur le personnel de première ligne, le personnel de conformité et le personnel de fidélisation pour s’assurer que toutes les personnes concernées comprennent parfaitement la raison des procédures et politiques et les mettent en œuvre de manière cohérente.

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