AML / KYC policy
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AML / KYC policy

1. Ziele

Geldwäsche / Terrorismusfinanzierung ist der Prozess der Verschleierung von Finanztransaktionen, um illegitimes Geld, das aus illegalen Aktivitäten wie Veruntreuung / Korruption / illegales Glücksspiel / Terrorismus / organisierter Kriminalität stammt, als legitim erscheinen zu lassen.

Unter einer breiten Definition erfolgt der Waschprozess in drei Schritten:

(a) Unterbringung – die physische Veräußerung von Bargeldeinnahmen aus kriminellen Aktivitäten.

(b) Schichtung – Trennung der illegalen Einnahmen von ihrer Quelle durch Schaffung komplexer Schichten von Finanztransaktionen, die den Prüfpfad verschleiern und Anonymität gewährleisten sollen.

(c) Integration – die offensichtliche Legitimierung von Vermögen aus Straftaten.

Wenn der Überlagerungsprozess erfolgreich ist, platzieren Integrationsschemata die gewaschenen Erlöse so in die Wirtschaft zurück, dass sie wie normale Geschäftsfonds in das Finanzsystem zurückkehren.

Ihr Hauptziel ist es, die wahre Quelle illegaler Einnahmen zu verbergen und sie rechtlich verwertbar zu machen, indem sie durch eine Reihe von Finanztransaktionen in legitimes Geld umgewandelt werden.

Der technologische Fortschritt hat den Geldwäschern dabei geholfen, innovative Mittel einzusetzen, um Gelder schneller über Kontinente zu transferieren, was Aufdeckung und vorbeugende Maßnahmen erschwert. Der versuchte Missbrauch des Finanzsystems für Betrugsfälle wurde weltweit als großes Problem anerkannt, das auf allen Ebenen kontinuierlich und dynamisch angegangen werden muss. Als verantwortungsbewusstes Unternehmen betrachten wir es als unsere moralische, soziale und wirtschaftliche Verantwortung, den Missbrauch des Finanzsystems zur Geldwäsche von Erträgen aus kriminellen Aktivitäten zu verhindern und den globalen Krieg gegen die Geldwäsche zu koordinieren. Unsere Rolle bei der Eindämmung dieser globalen Realität beginnt mit strengen „Know Your Customer“-Verfahren. Das Unternehmen hat sich entschlossen, das Tagesgeschäft mit der erforderlichen Sachkenntnis und Sorgfalt zu führen und stets den Buchstaben und den Geist der relevanten Gesetze, Regeln, Vorschriften, Codes und Standards für bewährte Praktiken einzuhalten.

Der Zweck der Bekämpfung von Geldwäsche / Terrorismusfinanzierung besteht darin, zu verhindern, dass das System des Unternehmens für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verwendet wird.

Daher umfassen diese Maßnahmen:

  • Kundenidentifizierungsverfahren – „Know Your Customer“-Verfahren.
  • Überwachung verdächtiger Transaktionen.
  • Ernennung der Compliance-Funktion.
  • Mitarbeiterschulung.
  • Das Führen von Aufzeichnungen.
  • Regelmäßige Überprüfung der Implementierung von Bekämpfung von Geldwäsche / Terrorismusfinanzierung und Compliance-Maßnahmen.

Die Verfahren zur Wahrung der Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden umfassen:

(a) Kundenidentifikation.

(b) Feststellung, ob der Kunde im Namen eines Dritten handelt, und, falls dies der Fall ist, Identifizierung eines Dritten.

(c) Überprüfung der Identität des Kunden und eines Dritten, für den der Kunde handelt.

Der Umfang dieser Verfahren und Richtlinien gilt für alle Zweigniederlassungen, Niederlassungen, Auftragnehmer und verbundenen Unternehmen des Unternehmens und ist in Verbindung mit den jeweils herausgegebenen entsprechenden Betriebsrichtlinien zu lesen.

Diese Verfahren betreffen die Verantwortung des Managements und der Mitarbeiter für:

  • Erstellen und Implementieren von Richtlinien, Verfahren und Kontrollen im Zusammenhang mit der Akzeptanz durch den Kunden.
  • Wartung und Überwachung.
  • Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden.
  • Ablehnen oder Beenden von Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen.
  • Mitarbeiterschulung hinsichtlich Kundenakzeptanz, Wartung und Überwachung.
  • Überwachen von Konten, Aktivitäten, Richtlinien, Verfahren und Plänen.
  • Bewusstsein und Kommunikation.
  • Managementberichterstattung
  • Berichterstattung (SAR/STR) an Financial Intelligence Unit (FIU).

Grundprinzipien und Ziele

Dieses Verfahrenshandbuch enthält die folgenden Grundprinzipien und Ziele:

  • Das Unternehmen wird die erforderlichen Richtlinien und Verfahren einführen, um sicherzustellen, dass das Risiko einer möglichen Geldwäsche, Proliferationsfinanzierung oder Finanzierung von Terrorismus und damit verbundenen Aktivitäten im Zusammenhang mit Kundenbeziehungen und -transaktionen verwaltet und gemindert wird.
  • Die Verfahren zur Wahrung der Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden in Bezug auf Geschäftsbeziehungen und Transaktionen werden gemäß den geltenden Gesetzen entwickelt und umgesetzt.
  • Um eine Geschäftsbeziehung mit einem potenziellen Kunden aufzubauen, müssen entsprechende Informationen von der Person, die die Beziehung herstellen möchte, eingeholt werden. Die erhaltenen Informationen sind zu überprüfen, indem sie mit Informationen aus Quellen verglichen werden, die gesetzlich vorgeschrieben sind.
  • Das Unternehmen kann Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen ablehnen oder beenden, wenn das Risiko besteht, dass seine Dienste und seine Infrastruktur zum Zwecke der Geldwäsche und / oder der Terrorismusfinanzierung missbraucht werden.
  • Das Unternehmen wird alle Mitarbeiter in Bezug auf Kundenakzeptanz, -wartung und -überwachung entsprechend schulen.
  • Das Unternehmen wird die Einhaltung dieses Verfahrenshandbuchs proaktiv überwachen und sicherstellen, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtungen eingehalten werden.
  • Die Mitarbeiter des Unternehmens müssen über den Inhalt dieses Handbuchs informiert werden, einschließlich ihrer Verantwortlichkeiten und Handlungen, die von ihnen erwartet werden.
  • Managementberichte müssen so erstellt werden, dass das Unternehmen die Akzeptanz, Wartung und Überwachung der Kundeninitiativen aktiv und effektiv überwachen kann.

2. Compliance-Funktion

Die Compliance-Funktion des Unternehmens besteht aus zwei Ebenen und befasst sich mit den Verantwortlichkeiten des Berichterstatters für Geldwäsche sowie des Compliance-Beauftragten für Geldwäsche.

1. Vorsitzender (der auch als Berichterstatters für Geldwäsche fungiert) und der Verwaltungsrat des Unternehmens.

Zu den Aufgaben des Vorsitzenden und des Verwaltungsrates gehören:

I. Schaffung einer Unternehmenskultur, die das Erreichen der Compliance-Ziele unterstützt, indem die Einstellung, Auswahl, individuelle Entwicklung und Überwachung von Compliance-Mitarbeitern streng überwacht wird.

II. Entwicklung und Förderung eines hohen Bewusstseins für die entscheidende Bedeutung der Einhaltung von KYC-Verfahren bei den Mitarbeitern des Unternehmens.

III. Überwachung der Entwicklung, laufenden Aktualisierung und Implementierung von Compliance-Richtlinien und -Verfahren.

IV. Enge Arbeit mit der Compliance-Abteilung, um sicherzustellen, dass eine effektive Beziehung zwischen der Compliance-Abteilung und den Vorstandsmitgliedern besteht.

2. Compliance-Abteilung des Unternehmens, die vom Chief Operational Officer geleitet wird (der als Compliance-Beauftragter für Geldwäsche fungiert).

Zu den Aufgaben des Compliance-Beauftragten für Geldwäsche gehören:

I. Ernennung von Compliance-Beauftragten (Mitarbeiter der Compliance-Abteilung).

II. Überwachung, Koordination und Kontrolle der täglichen Aktivitäten der Compliance-Beauftragten.

III. Schulung von Compliance-Beauftragten.

IV. Meldung an den Vorsitzenden und den Verwaltungsrat des Unternehmens, wenn die Compliance-Abteilung Grund zu der Annahme hat, dass eine verdächtige Transaktion zu Geldwäsche geführt hat / haben könnte.

V. Regelmäßige Kontrolle der Umsetzung von Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie der Einhaltung von Vorschriften.

VI. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des vorliegenden Handbuchs. Zu den Aufgaben der Compliance-Abteilung gehören:

I. Notwendige Kontrolle zur Erkennung verdächtiger Transaktionen;

II. Abbrechen oder Verbieten der Transaktion;

III. Entgegennahme von Informationen in Bezug auf verdächtige Transaktionen vom Personal oder auf andere Weise;

IV. Schulung des Personals und Erstellung detaillierter Richtlinien / Handbücher zur Aufdeckung verdächtiger Transaktionen.

3. „Know Your Customer“ – Verfahren

Swissone Group Ltd, ist ein Finanzunternehmen, wo Sicherheit der Kunden ein Schlussfaktor ist

Auf Grund dessen haben wir ein Überprüfungsprozess, KYC „know your customer“. KYC gibt Möglichkeit das Unternehmen, sich selbst zu schützen, indem sie sicherstellen, dass sie legal und mit legitimen Unternehmen Geschäfte durchführen, und es schützt auch die Personen, die ansonsten durch Finanzkriminalität geschädigt werden könnten. Als Kunde der Swissone Group Ltd sollten Sie an dem KYC-Verfahren interessiert sein.

Die KYC-Politik ist weltweit sehr wichtig geworden. Wir arbeiten in Interessen unsere Kunden und befolgen vorgeschriebene Voraussetzungen der Regulierungsbehörden. Jede betrügerische Aktivität wird dokumentiert und führt zur sofortigen Schließung aller Handelskonten. Gelder, die auf solche Konten eingezahlt werden, werden beschlagnahmt.

Unsere Überprüfungsprozess ist detailliert aber bleibet gleichzeitig für unsere Kunden einfach.

Für die Eröffnung und Finanzierung eines Handelskontos bei Swissone Group Ltd sind folgende Unterlagen erforderlich:

Um Ihre Identität zu verifizieren, benötigen wir ein Farbfoto oder Farbscan von:
Personalausweis (beidseitig)
Reisepass (Seitenpaar).

Das Identitätsdokument sollte deutlich Folgendes zeigen:
Ihren vollständigen Namen
Geburtsdatum
Ablaufdatum
Klares Foto
Die Mindestgültigkeitsdauer des Ausweises muss 6 Monate vor dem Ablaufdatum liegen

Ein Farbfoto oder Farbscan des zweiten Dokuments von beiden Seiten zur Bestätigung Ihrer Identität: (z.B.: Führerschein und Krankenversicherung von beiden Seiten, Geburtsurkunde usw.).
Alle Informationen zum Dokument sollten geöffnet sein.

Um Ihre Adresse des Wohnsitzes zu verifizieren brauchen wir ein Foto oder Farbscann des Adressennachweises von Ihnen in Form von einer:
Bank- oder Kreditkartenabrechnung
Stromrechnung, dies könnte Wasser, Strom, Telefon oder Gas.

Der Adressennachweis darf nicht älter als 3 Monate sein und muss folgenden Informationen enthalten:
Ihr Name
Das Datum, nicht älter als 3 Monaten
Ihre vollständige Adresse
Offizieller Stempel (Strichcode)

4. Das Farbfoto oder Farbscan Ihrer Kreditkarte, wenn Sie Einzahlung mit Kreditkarte durchgenommen haben. Um Ihre Kreditkarte zu verifizieren, müssen Sie die mittleren Ziffern abdecken, wobei die ersten 6 und letzten 4 Stellen sichtbar bleiben. Wenn die Kartennummer geprägt ist, lassen Sie auf die Rückseite auch die ersten 4 und die letzten 6 Ziffern (rechts von links) sichtbar. Ebenso den Namen des Karteninhabers und das Ablaufdatum sichtbar lassen. Sie müssen die CCV-Nummer (3-stellig) auf der Rückseite der Karte ebenfalls abdecken. Die Karte muss unterschrieben sein und die Unterschrift muss sichtbar bleiben. Die Karte muss unterschrieben sein.

Ihre beiden Ausweisdokumente, ein Adressennachweis und ein Foto Ihrer Kreditkarte (falls erforderlich) können sie uns in PDF-, JPG- oder PNG-Formaten zur Verfügung gestellt werden und müssen an [email protected]

Es liegt in Ihrem Interesse, uns Ihren zwei Personaldokumenten und Ihren Wohnsitznachweis so schnell wie möglich nach der Registrierung Ihres Kontos zuzusenden. Wenn Sie die entsprechenden Dokumente nicht bereitstellen, kann dies zu Beschränkungen für Ihren Handel führen.

Darüber hinaus ist es wichtig zu verstehen, dass ohne die notwendigen Dokumente, Auszahlungen von Ihrem Konto nicht möglich sind.

Überwachung von Auszahlungsanträgen

Die Auszahlungsrichtlinie des Unternehmens lautet wie folgt:

–Der Kunde hat das Recht, jederzeit Geld abzuheben. Der Unternehmensbonus kann gegebenenfalls nur ausgezahlt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Sie wird durch die Werbekampagne definiert, die zur Gewährung des Bonus an den Kunden geführt hat.

– Der Kunde muss dem Unternehmen das unterschriebene Formular für die Abhebung von Geldern zur Verfügung stellen.

– Der angeforderte Betrag muss auf dasselbe Konto abgebucht werden, auf das sich der Abhebungsantrag bezieht. Beispiele: Wenn der Kunde eine Banküberweisung verwendet hat, erfolgt die Abhebung über eine Überweisung auf dasselbe Konto. Wenn der Kunde eine Kreditkarte verwendet hat, wird die Abhebung derselben Kreditkarte gutgeschrieben und so weiter.

Das entsprechende Konformitätsverfahren für Abhebungen ist unten angegeben.

SCHRITT TRANSAKTION / FUNKTION VERANTWORTLICHES PERSONAL ERGEBNIS
Compliance-Verfahren im Falle von Abhebungen durch den Kunden
1. Der Kunde stellt dem
Unternehmen ein
unterschriebenes Formular für
die Abhebung von Geldern
zur Verfügung.
Mitarbeiter, die für die
Kundenbindung verantwortlich
sind.
Überprüfen Sie das
Formular für die
Abhebung von Geldern
und fahren
Sie mit Schritt 2 fort.
2. Identifikation des Kunden
(Personalausweis,
Telefonnummer und
andere Details).
Bestätigung, dass das Konto
des Kunden über ausreichende
Mittel zum Abheben verfügt
und dass der Kunde alle
Bedingungen erfüllt, die
in der Werbekampagne, die zur
Gewährung des Bonus an den
Kunden geführt hat,
festgelegt sind.
Mitarbeiter, die für die
Kundenbindung verantwortlich
sind.
Wenn Identifikation
und Bestätigung erfolgreich
sind, senden Sie das
Formular für die Abhebung
von Geldern an die
Compliance-Abteilung.
Wenn nicht –
informieren Sie den Kunden.
3. Identifikation des Kunden,
Überprüfung der letzten
Transaktionen des Kunden und
Bestimmung die entsprechende
Methode von Abhebung.
Compliance-Abteilung.
Vorsitzender (gegebenenfalls).
Der Verwaltungsrat
(gegebenenfalls).
Wenn die Überprüfung
erfolgreich ist, senden
Sie das Formular für die
Abhebung von Geldern zur
Ausführung an die Finanzabteilung.
Im Falle eines Problems kann die
Compliance-Abteilung den Antrag
an das für die Kundenbindung
zuständige Personal zurücksenden,
um zusätzliche Informationen zu
erhalten. In Situationen mit hohem
Risiko kann die Compliance-
Abteilung dem Vorsitzenden des
Unternehmens Bericht erstatten.
In solchen Fällen kann der
Vorsitzender eine endgültige
Entscheidung über die Abhebung
treffen oder, falls die Situation
außergewöhnlich ist, dem
Verwaltungsrat Bericht erstatten.

Alle verdächtigen Transaktionen sollten so weit wie möglich der Compliance-Abteilung gemeldet werden, bevor sie ausgeführt werden. Alle Details aller ausgeführten oder nicht ausgeführten verdächtigen Transaktionen sollten der Compliance-Abteilung gemeldet werden.

Eine verdächtige Transaktion, die vor ihrer Ausführung festgestellt wurde, sollte nur mit vorheriger Genehmigung der Compliance-Abteilung ausgeführt werden.

Die Compliance-Abteilung muss angemessenen Zugang zu allen erforderlichen Informationen / Dokumenten haben, die zur effektiven und sorgfältigen Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich sind.

Die Compliance-Abteilung ist dafür verantwortlich, den Vorsitzenden über alle festgestellten signifikanten verdächtigen Aktivitäten zu informieren. Der Vorsitzender sollte alle außergewöhnlichen verdächtigen Aktivitäten an den Verwaltungsrat der Gesellschaft weiterleiten.

Der Verwaltungsrat beschließt:

– außergewöhnlicher verdächtiger Aktivitäten an die Financial Intelligence Unit (FIU) mit der Verwendung von Suspicious Activity Report (SAR) oder Suspicious Transaction Report (STR) zu eskalieren. SAR und STR enthalten detaillierte Informationen zu Transaktionen, die verdächtig sind oder zu sein scheinen. Ziel der SAR- und STR-Meldungen ist es, die Regierung bei der Ermittlung von Personen, Gruppen und Organisationen zu unterstützen, die an Betrug, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche und anderen Straftaten beteiligt sind. Der Zweck einer Verdachtsmeldung besteht darin, bekannte oder vermutete Gesetzesverstöße oder festgestellte verdächtige Aktivitäten zu melden und angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um den Zweck der Transaktion, die Herkunft und den endgültigen Bestimmungsort der beteiligten Fonds sowie die Identität und Adresse eines Endbegünstigten festzustellen.

4. Schulung des Personals

Das Unternehmen unterhält ein Onboarding- und ein kontinuierliches Schulungsprogramm für Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die relevanten Mitarbeiter angemessen in KYC-Verfahren geschult sind. Der Zeitpunkt und der Inhalt des Trainings variieren je nach Zielgruppe. Die Schulungsanforderungen sollten einen anderen Schwerpunkt für neue Mitarbeiter, Mitarbeiter im Umgang mit neuen Kunden oder Kundenbindung haben.

Neue Mitarbeiter werden über die Grundlagen der KYC-Verfahren und die Wichtigkeit der Umsetzung aller relevanten Compliance-Richtlinien unterrichtet. Diese grundlegenden Compliance-Anforderungen werden ihnen in zweiwöchigen Onboarding-Schulungen vorgestellt. Jeder neue Mitarbeiter muss daran teilnehmen. Mitarbeiter, die sich direkt mit den Kunden befassen, werden darin geschult, die Identität neuer Kunden zu überprüfen, die Konten bestehender Kunden fortlaufend mit gebührender Sorgfalt zu behandeln und Muster verdächtiger Aktivitäten zu erkennen.

Durch regelmäßige Auffrischungsschulungen wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter an ihre Verantwortlichkeiten erinnert und über neue Entwicklungen informiert werden.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle relevanten Mitarbeiter die Notwendigkeit von KYC-Richtlinien vollständig verstehen und diese konsequent umsetzen. Eine Kultur innerhalb von Diensten, die ein solches Verständnis fördert, ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Implementierung.

Sanktionen wegen Nichteinhaltung

Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie die in diesem Handbuch beschriebenen Compliance-Richtlinien und -Verfahren einhalten.

Die Nichtbeachtung kann schwerwiegende Folgen haben, einschließlich Disziplinarmaßnahmen und in einigen Fällen sogar einzelner strafrechtlicher Sanktionen.

Kommunikation mit den Mitarbeitern

Offene Kommunikationskanäle werden zwischen der Compliance-Abteilung des Unternehmens und allen anderen Mitarbeitern des Unternehmens eingerichtet. Regelmäßige Updates werden den Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung gestellt. Das Unternehmen hat ein Onboarding- und ein kontinuierliches Schulungsprogramm für Mitarbeiter eingerichtet, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter angemessen in Compliance-Verfahren geschult sind. Schulungsziele haben unterschiedliche Schwerpunkte für Frontline-Mitarbeiter, Compliance-Mitarbeiter und Retention-Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Hintergründe der Verfahren und Richtlinien vollständig verstehen und diese konsequent umsetzen.